21 Apple Mail-tips en -trucs die u misschien nog niet kende voor iOS en macOS

Veel iOS- en macOS-gebruikers kiezen op beide platforms voor de native Mail-applicatie. Voor de meeste mensen is het niet iets waar ze echt bij stilstaan. Het werkt gewoon. Maar zoals veel dingen op Apple's platforms, met een paar tips en trucs, kun je het beter laten werken.

Hier zijn een handvol minder bekende maar ongelooflijk krachtige tips en trucs voor Mail op zowel macOS als iOS.

iOS

Hoewel er veel iOS-mailclients van derden zijn, is de standaard en native Mail-app waarschijnlijk de beste keuze voor de gemiddelde gebruiker. Het is buitengewoon eenvoudig te gebruiken, maar er zijn een paar trucjes verborgen.

9. Voeg flair toe aan uw tekst

Tekstopmaak is een beetje verborgen in de iOS-versie van Mail.

Dit is vrij basisfunctionaliteit, en daarom is het verrassend dat zo weinig mensen de ingebouwde opmaakopties in Mail kennen of gebruiken. Maar om eerlijk te zijn, is de tekstopmaak van Mail (vet, cursief, etc.) niet super voor de hand liggend. Maar het is beschikbaar in Mail.

Tik gewoon een bericht in de Mail-app. Selecteer vervolgens de tekst die u vetgedrukt, cursief of onderstreept wilt zien. Tik op het naar rechts wijzende pijlpictogram en vervolgens op het pictogram " B I U" om uw tekst op te maken.

8. Veeg omlaag naar Concepten

Veeg vanaf de grijze balk naar beneden om uw concept 'onder' een inbox op te slaan.

De manier waarop concepten werken in de iOS Mail-app lijkt misschien een beetje onhandig en contra-intuïtief. Je moet tenslotte op Annuleren drukken op een bericht en Concept opslaan om terug te gaan naar je mailbox, toch? Technisch gezien is dat een manier om het te doen. Maar er is een veel eenvoudigere (en veel minder bekende) oplossing.

Typ een bericht in Mail. Kijk vervolgens naar de bovenkant van het berichtenvenster. Zie je die kleine, rechthoekige grijze balk boven Nieuw bericht? Veeg vanaf daar naar beneden en het bericht wordt automatisch opgeslagen onder je onderste navigatiebalk. Vanaf hier hebt u eenvoudig toegang tot uw inbox - tik gewoon op het nieuwe bericht om uw concept op te halen.

7. Zie alle concepten

Houd het pictogram Nieuwe e-mail ingedrukt - het zal een lijst met eerdere concepten weergeven.

Hoewel de vorige tip een gemakkelijke manier is om één concept bij de hand te houden, doet het niet veel voor uw eerder geschreven concepten. Maar Mail heeft ook een trucje om ook snel naar die berichten te gaan.

Wanneer u uw inbox bekijkt, tikt u gewoon op het pictogram Nieuwe e-mail / opstellen in de rechterbenedenhoek van het scherm. Vanaf daar ziet u een lijst met al uw eerdere concepten.

6. Schud om verwijderde berichten te herstellen

Per ongeluk een e-mail verwijderen? Schud je iPhone om hem snel te herstellen.

Per ongeluk een belangrijke e-mail verwijderen? U hoeft geen toevlucht te nemen tot het doorzoeken van uw Prullenbak-map als u een iOS-apparaat gebruikt.

Als je een bericht hebt verwijderd dat je niet van plan was, schud je gewoon je iPhone. U ziet een dialoogvenster "Prullenbak ongedaan maken" verschijnen met de optie om het prullenbakbericht te herstellen. Aan de andere kant kun je ook schudden nadat je het bericht hebt hersteld om het opnieuw naar de prullenbak te sturen.

5. Voeg bijlagen toe

Bestanden toevoegen aan e-mails in iOS is niet voor de hand liggend, maar het is een optie.

Net als bij tekstopmaak, ondersteunt de iOS Mail-app het toevoegen van bijlagen aan uw e-mails - het maakt het niet duidelijk dat dit het geval is. Het bijlage-menu is eigenlijk verborgen binnen hetzelfde tikgebaar.

Dubbeltik in een bericht gewoon ergens in de hoofdtekst van de e-mail. Tik vervolgens op de pijl naar rechts en tik op de knop Bijlage toevoegen. Je ziet dan verschillende voor de hand liggende bijlagen toevoegen, waaronder iCloud Drive, Dropbox en Google Drive.

4. Gebruik Siri in uw voordeel

Siri gebruiken om uw e-mail te beheren wordt ernstig onderschat.

Siri is misschien niet de slimste of meest capabele digitale assistent, maar als je iOS gebruikt, is ze er altijd wanneer je haar nodig hebt. Vanwege de native integratie heeft Siri eigenlijk een paar trucjes in petto als het gaat om mogelijkheden met de Mail-app.

Je kunt het zelf uitproberen. Roep Siri aan en vraag haar om te zoeken naar een bericht over een bepaald onderwerp of van een specifiek contact. De volgende keer dat u een e-mail schrijft, kunt u ook Siri oproepen en zeggen: 'Herinner me eraan dit later af te maken'.

3. Ontvang meldingen voor VIP's

Voeg een aantal VIP's toe aan Mail en stel VIP-waarschuwingen in zodat je nooit meer een belangrijk bericht mist.

Het verwijderen van belangrijke e-mails van onbelangrijke e-mails moet hoog op de prioriteitenlijst van uw e-mailorganisatie staan. Gelukkig maakt Mail het gemakkelijk met een VIP-lijst. Ga gewoon naar het venster Mailboxen en tik vervolgens op de VIP-mailbox (of het "I" -pictogram naast VIP). Voeg een paar gebruikers toe vanuit uw contacten.

Het is ook de moeite waard om op het VIP Alerts-pictogram in dit VIP-lijstmenu te tikken. Van daaruit kunt u een aangepaste meldingstoon en trilling instellen voor wanneer u VIP-e-mails ontvangt. Dat is een ongelooflijk handige manier om te weten of een e-mail de moeite waard is om te bekijken zonder je telefoon uit je zak te halen.

2. Ontvang waarschuwingen voor specifieke discussies

Veeg naar rechts over een e-mail, tik op Meer en tik op Waarschuw mij om waarschuwingen voor die thread te ontvangen.

In andere gevallen wilt u misschien één belangrijke e-mailthread bijhouden zonder iemand permanent aan uw VIP-lijst toe te voegen. Gelukkig is er in Mail voor iOS ook een manier om dat te doen.

Ga gewoon naar een inbox. Veeg naar rechts over een bericht en tik op de knop met drie stippen Meer. Tik in het vervolgkeuzemenu op Waarschuw mij ... en bevestig. Om deze actie ongedaan te maken, veeg je gewoon weer naar rechts, tik je op Meer en tik je op Melding stoppen.

1. Krijg een grotere inbox

Voelt de mailbox krap aan? U kunt meer berichten op uw scherm plaatsen door tekstvoorbeeldregels te negeren.

Werken met e-mail op een mobiel apparaat is meestal een eitje. Maar de kleinere schermen op de meeste smartphones kunnen ervoor zorgen dat uw inbox wat krap aanvoelt in vergelijking met een web- of computergebaseerde client.

Je kunt eigenlijk wat meer inboxruimte uit je scherm persen door naar Instellingen -> E-mail -> Voorbeeld te gaan. Selecteer vanaf daar 1 regel of geen. Dit bewerkt hoeveel een e-mailtekstvoorbeeld van Mail je laat zien. Zonder die tekst kun je veel meer e-mails op je scherm plaatsen.

Bonus iOS 13 e-mailtips

Vanaf iOS 13 heeft Apple nieuwe functies geïntroduceerd waarmee je geblokkeerde afzenders kunt blokkeren, dempen en negeren om spam tegen te gaan.

  • E-mailthread dempen. Tik op Instellingen> E-mail> Gedempte threadactie en u kunt kiezen uit 'Markeren als gelezen' of 'Archiveren of verwijderen'.

In je e-mail kun je nu vegen en 'Meer' kiezen, gevolgd door 'Dempen' en het zal je geen nieuwe gesprekken meer sturen over die e-mailthread.

Demp e-mailthreads en blokkeer onbekende afzenders
  • Geblokkeerde afzenders negeren - Selecteer op dezelfde manier ' Geblokkeerde afzenders negeren' in uw e-mailinstellingen en alle e-mails van gebruikers in uw geblokkeerde lijst worden automatisch verwijderd voordat ze uw inbox bereiken.

Je kunt alle nieuwe wijzigingen lezen die op iOS 13 komen rond spam en robocall-reductie.

Mail op macOS

De Mail-app op macOS is eigenlijk een heel krachtige app voor het verzenden, ontvangen en organiseren van e-mails. Er is veel meer aan de app dan op het eerste gezicht lijkt, wat onvermijdelijk betekent dat er waarschijnlijk heel veel dingen zijn waarvan je niet wist dat Mail op macOS zou kunnen doen.

10. Profiteer van zoeken

Gebruik de zoekbalk niet alleen voor eenvoudige taken - hij kan nogal wat complexe of gedetailleerde zoekopdrachten uitvoeren.

Als je de Mail-app op macOS gebruikt, weet je al van de zoekbalk in de rechterbovenhoek. Maar je realiseert je misschien niet hoe krachtig die zoekbalk kan zijn. (U kunt eenvoudig een zoekopdracht oproepen met Command + Option + F.)

De zoekbalk ondersteunt bijvoorbeeld natuurlijke taal - typ gewoon "e-mails van gisteren" of "e-mails met bijlagen". De zoekopdrachten kunnen veel gedetailleerder zijn dan dat, door twee datums in de zoekbalk te typen met een streepje ertussen om e-mails te vinden die binnen dat tijdsbestek zijn ontvangen.

9. Kom tot rust

Als u niet hoeft te weten of een e-mail onmiddellijk binnenkomt, kunt u uw productiviteit verhogen door een langere interval tussen waarschuwingen in te stellen.

Meldingen kunnen erg vervelend worden, heel snel. Dat geldt vooral als je om de paar minuten e-mails ontvangt. Als je Mac in dat tempo tegen je piept en je rust en stilte nodig hebt, kun je wijzigen hoe vaak Mail je onderbreekt.

Mail is standaard ingesteld om automatisch te controleren op nieuwe berichten. Dat betekent dat het je zal pingen wanneer het een e-mail detecteert. Maar je kunt dat gedrag bewerken in Mail -> Voorkeuren. Probeer op het tabblad Algemeen onder Controleren op nieuwe berichten een langere interval, zoals 15 of 30 minuten.

8. Pas uw werkbalk aan

De Mail Toolbar is verrassend aanpasbaar in macOS.

De standaardwerkbalk in Mail werkt waarschijnlijk voor de meeste mensen die deze gebruiken. Maar, zoals we al zeiden, Mail heeft vaak een andere laag met mogelijkheden en maatwerk onder de oppervlakte. Dat is het geval met de werkbalk, die eigenlijk ongelooflijk aanpasbaar is als je weet waar je moet zoeken.

Om uw werkbalk aan te passen, klikt u met de rechtermuisknop op een leeg gebied in de werkbalk zelf. Selecteer vervolgens Werkbalk aanpassen in het vervolgkeuzemenu. Vanaf daar zou u een nieuw paneel moeten zien met een hele reeks verschillende opties. Er zijn een heleboel verschillende knoppen die je in en uit kunt wisselen, dus experimenteer totdat je een setup vindt die je leuk vindt.

7. Redirect, niet doorsturen

Omleiden lijkt veel op doorsturen, maar je krijgt geen toekomstige updates van een e-mailthread.

De meesten van ons sturen waarschijnlijk e-mails door naar een andere persoon in ons dagelijks leven. Dat is geweldig om de communicatie aan iemand anders door te geven, maar het kan vervelend zijn als de ontvanger Allen beantwoorden en de daaropvolgende e-mails raakt om iedereen in de thread te gaan - inclusief jou.

De volgende keer dat u een e-mail ontvangt en u deze wilt doorgeven zonder de mogelijkheid om een ​​e-mail terug te krijgen, gebruikt u een omleiding in plaats van een doorstuur. Selecteer een e-mail in Mail en klik vervolgens op de knop Bericht in de bovenste menubalk. Klik vervolgens op Omleiden, typ het e-mailadres in en druk op Verzenden. Je kunt ook Shift + Command + E gebruiken.

6. Stel enkele e-mailregels in

Denk aan e-mailregels zoals 'workflows' of 'snelkoppelingen' voor e-mailroutering en organisatie.

Een van de krachtigere maar weinig gebruikte functies van de macOS Mail-app is Regels. In feite zijn regels vooraf bepaalde "workflows" waarmee Mail bepaalde berichten automatisch kan organiseren, blokkeren, verwijderen of markeren, afhankelijk van de verschillende instellingen die u invoert.

Ga gewoon naar Mail -> Voorkeuren -> Regels. Vanaf hier kunt u Regel toevoegen. Vervolgens stelt u bepaalde parameters in, zoals waar een bericht vandaan komt of wat voor soort inhoud het bevat. Ten slotte stelt u een uitvoerregel in. U kunt bijvoorbeeld Mail alle e-mails van een bepaald account automatisch naar een aparte map laten sturen. De mogelijkheden zijn onbeperkt.

5. Maak een slimme mailbox

Net als regels is een slimme mailbox een andere optie voor e-mailorganisatie.

Net als regels zijn slimme postbussen een ander krachtig hulpmiddel dat in Mail is ingebakken. Kortom, een slimme postbus is een manier om alle e-mails die aan bepaalde criteria voldoen op één plek te verzamelen en te ordenen. Maak een slimme mailbox voor 'Berichten van familie' en voeg vervolgens de e-mailadressen van je familie toe en de rest doet.

Dat is natuurlijk maar één gebruik van een Smart Mailbox - en de mogelijkheden zijn aan jou. Om een ​​slimme mailbox te maken, selecteert u de knop Mailbox in de menubalk bovenaan en selecteert u Nieuwe slimme mailbox. Vanaf hier voert u verschillende criteria in. Houd er rekening mee dat slimme postbussen bestaande, gelezen e-mail in uw inbox en toekomstige e-mail zullen organiseren.

4. Vermijd problemen met bijlagen

Zorg ervoor dat deze twee opties zijn aangevinkt als u problemen ondervindt bij het verzenden van bijlagen naar uw Windows-vrienden.

Tijdens het e-mailen van iemand op een Windows-pc of Linux-machine kunt u compatibiliteitsproblemen met bijlagen tegenkomen. Gelukkig zijn er een paar eenvoudige trucs die je kunt doen om problemen te voorkomen bij het verzenden van berichten van Mail naar je Windows-vrienden.

  • Gebruik Mail Drop of Dropbox voor het verzenden van grotere afbeeldingen of bijlagen.
  • Ga naar Bewerken -> Bijlagen en zorg ervoor dat deze twee opties zijn ingeschakeld: Verzend altijd Windows-vriendelijke bijlagen en Plaats altijd bijlagen aan het einde van het bericht.
  • Controleer uw bestandsextensies. Windows-machines hebben bestandsextensies nodig om te functioneren, dus zorg ervoor dat u ze niet verwijdert van een bestand dat u naar een pc-gebruiker verzendt.

3. Schakel afbeeldingsvoorbeeld in of uit

Als u vertrouwd bent met de Terminal, kunt u bewerken of Mail voorvertoningen van bestanden laat zien.

Standaard toont Mail u automatisch een voorbeeld van PDF-bestanden of afbeeldingen wanneer u een bericht opent. Er zijn echter een aantal redenen waarom u deze functie wilt uitschakelen. Een mogelijke reden is snelheid, terwijl beveiliging een andere kan zijn.

Je kunt dit gedrag bewerken, maar niet in de Mail-app. In plaats daarvan moet je de Terminal openen en in de volgende tekenreeks plakken.

defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -boolean yes 

Om afbeeldingsvoorbeelden in Mail langs de lijn weer in te schakelen, opent u Terminal en kopieert / plakt u dezelfde exacte tekenreeks, maar verwisselt u "ja" aan het einde met "nee".

2. Stuur een bestand (heel snel)

Het slepen en neerzetten van een bestand naar een app in het Dock kan veel tijd besparen.

Heeft u een bestand dat u snel naar een contactpersoon moet sturen? macOS ondersteunt eigenlijk de mogelijkheid om alle soorten bestanden naar apps in het Dock te slepen en neer te zetten. Dit geldt natuurlijk ook voor de Mail-app.

De volgende keer dat u een bestand aan een e-mail moet toevoegen, sleept u het gewoon naar het e-mailpictogram in het onderste Dock. Mail wordt automatisch geopend met een nieuw bericht waaraan het bestand is toegevoegd. Het bespaart maar een paar seconden, maar ze kunnen snel oplopen als je veel media of bijlagen naar je Mac stuurt.

1. Zoek waar macOS uw e-mail bewaart

Het gebruik van de Finder Ga naar map optie is een handige manier om te vinden waar Mail uw e-mails bewaart.

Vanwege de manier waarop de meeste e-mailproviders werken, heb je waarschijnlijk niet de behoefte om fysiek een back-up van je berichten te maken op een aparte USB-drive of SSD. Maar natuurlijk zijn er waarschijnlijk een hele reeks redenen waarom u misschien onderweg wilt of moet zijn.

Het is vrij eenvoudig om te vinden waar Mail uw e-mailberichten op uw apparaat opslaat. Open gewoon een Finder-venster en selecteer Ga -> Ga naar map ... in de bovenste menubalk. Kopieer en plak vervolgens de onderstaande tekenreeks en klik op OK.

~/Library/Mail/V5

Apple Mail op iOS en macOS is een van de meest populaire applicaties die wereldwijd door gebruikers wordt gebruikt. Het heeft misschien niet alle toeters en bellen van een Mail-app van een derde partij, maar het heeft nog steeds veel verborgen tips en trucs die je effectief productiever kunnen maken terwijl je beveiligd blijft.

Is er een favoriete tip die we hier niet hebben behandeld? Laat het ons weten in de reacties hieronder.