Hoe u uw e-mail automatisch archiveert op MacBook

Velen van ons denken dat archivering een onnodige stap is als het gaat om onze e-mails. De meeste van onze collega's hier bij AppleToolBox doen het niet eens. Ze laten hun inkomende e-mails liever in hun inbox staan ​​en gebruiken 'Markeren als gelezen' en andere vlaggen om acties aan te geven die moeten worden uitgevoerd op inkomende e-mails. Het meest voorkomende antwoord op het niet archiveren dat we hebben gehoord, is "Ik bewaar mijn e-mails in mijn inbox zodat ik ze gemakkelijk kan vinden".

Door e-mails te archiveren, kunt u uw tijd gemakkelijk beheren en structuur aanbrengen. Wanneer u de e-mails archiveert waarmee u klaar bent, blijft er een schone inbox over met de e-mails die uw aandacht verdienen. Gluten vrij! Geen belangrijke e-mails meer kwijtraken. In dit bericht laten we u een stapsgewijze handleiding zien die u kunt gebruiken om uw archiefmailbox in te stellen en ook automatisch uw e-mails te archiveren.

Stap - 1. Open uw Mail-applicatie en klik op Mailbox> Nieuwe mailbox

Stap - 2 Geef een naam aan voor de nieuwe mailbox en kies een locatie in de vervolgkeuzelijst. We raden u aan "Op mijn Mac" als locatie te gebruiken en deze de juiste naam te geven. In dit voorbeeld gebruiken we ATB_Archive als mapnaam.

Stap - 3 Zodra u dit hebt ingesteld, is de mailbox net als elke andere mailbox voor u beschikbaar en kunt u uw e-mails handmatig slepen en neerzetten als u klaar bent.

Stap - 4 Nu komt het leuke van het automatiseren van het archiefproces met behulp van regels. Het is vrij eenvoudig als je het eenmaal onder de knie hebt.

Stap - 5 Klik op Mail> Voorkeuren . Klik op Regels en kies Regel toevoegen

Stap –6 Wijs de mailboxmap toe aan de map die u in stap 2 hebt gemaakt.

Stap - 6 Geef de regel een naam in het beschrijvingsvak en voeg voorwaarden toe. U kunt voorwaarden toevoegen zoals e-mail ouder dan twee weken. Druk op de knop + om meer voorwaarden toe te voegen. U kunt hier behoorlijk specifiek worden, zoals "Alle e-mails van afzender x of afzender y" worden niet gearchiveerd. Bewaar je regels.

Stap - 7 Test het uit en je bent klaar. Zodra de e-mails in uw inbox voldoen aan de regels die u heeft ingesteld, verplaatst uw e-mail ze automatisch uit uw inbox naar de lokale archiefmap die u heeft ingesteld.

Soms zijn het de simpele dingen die ons productiever maken. Als je ooit je inbox hebt geopend en vond dat je iets moest drinken, ben je niet de enige. Test de functie voor automatisch archiveren en probeer het zelf!

Welkom bij Clutter gratis inboxdagen!